NEN7510 Projectsecretariaat

Onlangs ben ik gestart als projectsecretaresse bij een NEN 7510 traject voor een bedrijf dat (cloud-based) software levert aan tandartsen en andere mondzorgspecialisten. Aangezien er met persoonsgegevens (BSN) wordt gewerkt, is er een strenge kwaliteitscertificering vereist. NEN 7510 is kortweg een norm voor veilige omgang met informatie in de gezondheidszorg.

Met veel ervaring in certificeren in de voedingsmiddelenbranche ben ik deze opdracht ingegaan. De voedingsmiddelenbranche en zorgautomatisering liggen wat dit betreft ver uit elkaar, maar ik snap wél wat een auditor wil en ik begrijp (zonder denigrerend te zijn) het geneuzel om de certificering heen. Er dient verder dan oppervlakkig gekeken te worden naar oorzaak en gevolg en je hebt een vooruitziende blik nodig. Je moet je kunnen verplaatsen in worst-case-scenario’s. Wat gebeurt er als……

Kortom; alle bedrijfsprocessen dienen geanalyseerd en eventueel aangepast te worden. Verder dien je risico’s uit- of in te sluiten en dient alles formeel vastgelegd te worden. Personeel moet opnieuw geïnstrueerd te worden en volgens de gestelde normen te gaan werken. Kleine aanpassingen kunnen niet zomaar even worden doorgevoerd, maar dienen vooraf geanalyseerd en door de directie goedgekeurd te worden.

Er wordt gewerkt met persoonsgegevens, dus veiligheid staat bovenaan!

Het leuke van deze opdracht is, dat ik ongehinderd door enige kennis en ervaring in de automatisering (en als computerleek) helder tegen zaken aankijk, onbewust goede vragen stel of mijn vinger op de gevoelige plek leg. Ik ben enorm gepakt door dit onderwerp en ben ondertussen voor meerdere partijen aan het werk als projectsecretaresse. Wilt u graag meer informatie hierover? Kijk maar even op de volgende site.

Best druk in je eentje

In de afgelopen vier weken heb ik twee grote klussen tegelijk gedaan. Heerlijk om te doen, maar het vroeg wel wat extra denkvermogen. Bij Savills in het vastgoed ondersteunde ik twee accountmanagers en bij PostNL was ik assistent van een HR-adviseur die hulp nodig had bij een sollicitatieprocedure. Verder liepen mijn vaste klussen ook nog door.

Zo ging ik de ene dag naar Amsterdam en de andere dag naar Den Haag. ‘s Morgens opletten, dat je de juiste laptop bij je stak en bij de Coentunnel even 2x nadenken welke kant je die ochtend op wilde. Onderweg goed de gedachten ordenen, zodat je meteen aan de slag kon. Ik houd er niet van om bij de ene opdrachtgever de telefoon te moeten beantwoorden voor de andere, dus rond ik de meeste klussen – indien mogelijk – op de dag zelf dan ook volledig af. In de avonduren pakte ik de laptop voor de volgende dag nog even. Kijken of ik vast wat e-mails weg kon werken, zodat ik de dag erna schoon voor was. Op zaterdag reed ik naar Lelystad of Apeldoorn om mijn drie vaste opdrachtgevers van dienst te zijn. Best druk in je eentje, maar (achteraf gezien) prima te doen. De opdracht bij PostNL is inmiddels afgerond en voorlopig blijf ik nog even bij Savills aan de gang.

Mijn opdrachtgevers waren overigens op de hoogte van deze combi-job. Ik heb met allen goed overleg gehad, me flexibel opgesteld en de werktijden en -dagen met elkaar afgestemd. Deadlines werden ruim gehaald en ik heb niemand teleur hoeven stellen. Als mijn opdrachten het toelaten, doe ik het zo weer!

Vanzelfsprekend zaten er ook een paar nadelen aan. ‘s Avonds behoorlijk moe m’n mandje in, het weer zat niet mee waardoor het druk was op de weg en er slecht zicht was. Door het laatste ben ik er nu wel achter, dat ik hard toe ben aan een bril. Voor zowel veraf als dichtbij. Het zal een multifocale moeten worden….

Leuke dingen op mijn PAd!

Afgelopen week kwam er een bijzondere opdracht op mijn pad! En dan bedoel ik er zo eentje waar je als ondernemer zo’n ernstig gelukzalig gevoel van kan krijgen. Wat ben ik dan tóch weer blij, dat ik geen niche heb! Hier heb ik al eens eerder over geschreven. Té veel kunnen, kan ook in je nadeel werken. Maar nu dus hélemaal niet….

Ik ben benaderd om een agentschap voor een fabrikant in China binnen EMEA handen en voeten te gaan geven. De product range dient vastgesteld te worden, mijn opdrachtgever is de Engelse taal niet helemaal machtig, ze begrijpen de (administratieve) handel en wandel binnen EMEA nog niet goed en contractueel komt er ook nogal wat om de hoek kijken. Ik heb deze ervaring wel, ben de taal machtig en kom zelf contractueel – later met behulp van een advocaat – ook heel ver.

Ooit heb ik me bij een opdrachtgever door het hele administratieve gebeuren binnen EMEA mogen worstelen. De financiële- en personeelsadministratie opgezet, inkoop- en verkoopvoorwaarden opgesteld en contacten onderhouden met de kantoren in de verschillende landen. Daarnaast wordt er met verschillende valuta en betalingstermijnen gewerkt maar bij grote orders zijn ook bankgaranties of LC’s zijn meer regelmaat dan uitzondering.

Destijds alles uitgezocht en op de rit gezet en daar pluk ik nu de vruchten weer van. Ga samen met mijn opdrachtgever het kunstje nog een keer doen!

Nu nog de 中國語文 leren….

A trip down memory lane

Uit zakelijk oogpunt ben ik vandaag eens gaan zitten om mijn opdrachtgevers van de afgelopen jaren in kaart te brengen. Wat zijn het er veel en wat een mooie herinneringen! Ook de diversiteit in werkzaamheden is mooi om aan terug te denken. En al die verschillende branches met hun eigen manier van aanpak. Grote en kleine organisaties met “grote” en “kleine” directeuren. Bij de ene opdrachtgever “apeserieus” en bij de ander no-nonse. Jurkje met hakken of spijkerbroek met sneakers. De diversiteit is groot, zo ook in mijn kledingkast. Met een kop koffie erbij, ben ik eens rustig terug gegaan in de tijd.

Eén van de meest bijzondere herinneringen is 11 september 2001 (9-11). Op het moment van de aanslagen op het WTC in New York, was ik in Utrecht aan het werk bij een Amerikaanse organisatie. Het heeft een grote indruk op iedereen gemaakt, maar mijn betrokkenheid met Amerika was wel erg groot op dat moment. Een zeer indrukwekkende en verdrietige ervaring.

Een leuke herinnering! Dat je wordt ingehuurd als secretaresse en na verloop van tijd ook achter de balie zit om de logistiek in een koel-vrieshuis in goede banen te leiden.

Of dat je begint als secretaresse voor 3 vennoten van een groot accountantskantoor en uiteindelijk eindigt met 6 van deze charismatische heren. Stuk voor stuk mooie persoonlijkheden met een prachtig klantenbestand.

Vanzelfsprekend mag er “eentje uit de boekjes” ook niet ontbreken. Ergens gaan werken als secretaresse en uiteindelijk gaan samenleven met de directeur. Wat een mooie periode; het kostte me wel de opdracht….

Opvallend…. Bij 85% van mijn opdrachtgevers werd ik gevraagd als secretaresse, maar werd ik na verloop van tijd ook gevraagd om de administratie te doen en vice versa.

Verbazend…. Dat je een HBO-opleiding in de mode volgt en eindigt als bedrijfskundig PA. Ook een goeie hè?

Dit allemaal schrijvende, realiseerde ik me dat er erg veel werkervaring van mij niet op mijn LinkedIn profiel stond. Heb hier destijds bewust voor gekozen. Het staat zo “pocherig” en veel opdrachten liepen tegelijkertijd, waardoor het nogal onoverzichtelijk zou kunnen worden. Vandaag heb ik besloten om mijn werkervaring toch aan te vullen. Niks pocherig; ik ben er trots op!

Vind je het leuk om mijn blogs als eerste te lezen? Abonneer je dan hier, dan ontvang je een e-mail zodra ik iets plaats.

Gouden bergen

Gevoelig onderwerp, toch wil ik het niet onbesproken houden. Om me heen hoor ik er veel over, maar lees er (te) weinig over. Het betreft hier de “gouden bergen” van recruiters.

Als freelancer reageer je regelmatig op mooie opdrachten die door een recruiter worden aangeboden. Social media (Twitter, Facebook) is een prachtig medium om nieuwe klussen te ontdekken, maar ook op LinkedIn is veel aanbod te vinden. Vaak wordt je ook rechtstreeks benaderd. Het laatste is natuurlijk prettig, het geeft een goed gevoel als ze je weten te vinden. Na een reactie van een freelancer volgt dan meestal het verzoek van de recruiter om je curriculum vitae toe te zenden.

Met veel enthousiasme maken we een motivatiebrief met het hoe en waarom ze juist jou moeten hebben. Je mailt deze (van geschreven brieven per post is zo goed als geen sprake meer) samen met je CV en dan gebeurt het. Of juist niet. En hier gaat het mis. Je hoort gewoon niets meer. Nog niet eens een bevestiging van de ontvangst van hetgeen toegezonden. Het zijn persoonlijke gegevens en daarnaast is er tijd en aandacht aan een motivatie besteed. Bevestig in ieder geval even de ontvangst van de mail, dat is het minste!

Enfin, na een week radiostilte klimmen we zelf in de telefoon. We recruiten de recruiter! Als het meezit weten ze met wie ze spreken, maar helaas moeten we ze maar al te vaak herinneren aan het feit, dat we onze persoonlijke gegevens hebben verzonden op die datum aan dat e-mailadres. Dan gaan ze zoeken en – warempel – hebben ze je gevonden. Ze worden enthousiast; vaak nog nooit zo’n prachtig CV gezien en gaan je zeker meenemen in de procedure (die al lang en breed in gang is gezet en hoogst waarschijnlijk nog nét niet is afgerond). Hoopvol hang je op om vervolgens weer niets van ze te horen….. En daar zit je dan, bovenop je gouden berg! Er wordt veel beloofd en weinig gedaan.

Dames en heren recruiters, realiseren jullie je wel dat wij de intentie hadden om zaken met jullie organisatie te gaan doen? Wij zijn ook klanten; verdienen geld voor jullie! Een fijne bemiddelingsfee en vaak ook nog een percentage van het uurtarief voor een bepaalde periode. Ook freelancers hebben normen en waarden. We werken niet voor én bij iedereen. In tijden van schaarste blijven we (althans ik) kieskeurig. Daar zijn we ondernemers voor! Jullie mogen best blij zijn, dat we zo enthousiast reageren op een functie en dat we met jullie willen samenwerken. Persoonlijk heb ik meerdere keren opdrachten laten schieten, omdat ik slechte ervaringen heb gehad met het betreffende bureau wegens slechte communicatie en/of (te) laat betalen.

Let wel; ik scheer niet iedereen over dezelfde kam! Er zijn bureaus waar ik prima samenwerkingsverbanden mee heb en zij zullen zich zeker niet aangesproken voelen.

Communiceren is informatie halen en brengen! Laten we elkaar met respect blijven behandelen. Juist in deze tijd…. Mochten jullie geen tijd hebben voor effectief en respectvol communiceren, bel mij dan even. Prima secretaresse en communicatief zeer vaardig!

Zie hier de uitleg van recruitment (werving en selectie) op Wikipedia. Kernwoorden: strategisch, onderscheid, talent en directe impact op bedrijfsresultaten.

Dagje in de horeca

Afgelopen zondag heb ik een dagje geholpen bij een grote wijnproeverij van Chateau het Loo in Apeldoorn. De wijnboeren waren zelf aanwezig om hun wijnen te laten proeven en aan te bevelen. Met veel bezoekers, is dit ieder jaar een grote happening!

Mijn taak was, zoals ieder jaar, om ervoor te zorgen dat deze dag op rolletjes zou verlopen. Ik ben dan een soort van facilitair manager op zo’n dag. Zorgen dat er voldoende brood en water op de tafels staat om de smaak te neutraliseren, de “spuugemmers” regelmatig omspoelen, continue voldoende wijnglazen spoelen en poleren en zorgen voor de innerlijke mens. Koffie, thee, lunch en aan het einde van de dag zorgen dat de tafels voor het diner goed worden ingedekt en dat de genodigden “strategisch” goed zitten. Netwerken is ook op een dag als deze belangrijk.

Bij binnenkomst kreeg ik de sleutel van de bar overhandigd. Dat heb ik nog niet eerder meegemaakt, dus even snel met m’n ogen geknipperd en m’n blik op oneindig gezet. De koffiemachine bleek de grootste uitdaging! Na een korte uitleg, heb ik me de machine eigen gemaakt en ben nu een soort van “barista in de dop”. Na wat zoeken in de kastjes en koelingen, was het al snel “mijn bar”.

Aan het einde van de dag alles weer opgeruimd en alles schoon en netjes achtergelaten. Het was alsof we er niet geweest waren!

Al met al een topdag voor alle partijen en ik een mooie ervaring als bartender in de pocket.

Foto: Rob Feber

Overleven

Als ondernemer ben ik de afgelopen jaren betrokken geweest bij geweldige opdrachten en opdrachtgevers. Op veel verschillende vlakken ervaring opgedaan en bijzondere mensen ontmoet. Wat ik het belangrijkste vind, is dat ik veel leer van de mensen waar ik mee werk. Verschillende persoonlijkheden bieden verschillende mogelijkheden. Als PA heb ik het altijd nog gered om me daaraan – enige slippertjes daargelaten – aan te passen.

Dat ik zoveel ervaring heb op diverse werkvlakken, maakt het niet makkelijker om aan opdrachten te komen. Blijkbaar zien opdrachtgevers liever een niche. En die heb ik dus niet. Als je het positief bekijkt, heb ik eigenlijk veel niches en ben ik derhalve inzetbaar in de hele organisatie. Groot of klein.

Zo ben ik dus van tijd tot tijd “in between jobs”. Veel mensen worden daar zenuwachtig van, maar ik niet. Ik zie deze perioden als een mooie tijd voor het volgen van cursussen, het bijhouden van sociale contacten en vrijwilligerswerk. Stil zitten lukt niet, ik blijf altijd in de running.

Tegen de tijd, dat het gat in m’n financiële buffer in zicht is, ben ik meestal weer aan het werk! “Stilstand is achteruitgang” of “rust roest”. Die vliegers gaan voor mij zeker op.

Bezig, leren en vooral rustig blijven. Zo overleef ik “in between jobs”!